Ce document n’est pas un guide utilisateur mais un guide de démarrage permettant d’aller à l’essentiel pour que vous puissiez commencer rapidement à utiliser l’application LEA-WEB.

Il a pour but de vous présenter les différents écrans vous permettant de paramétrer l’application selon votre besoin.

Une présentation des différents états disponibles est faite pour vous éviter de chercher quel écran génère tel document.

Ce guide de démarrage est à destination des utilisateurs ayant les droits administrateur dans l’application LEA-WEB, principalement pour la partie paramétrage.

Paramétrage

L’application étant unique pour satisfaire le besoin de plusieurs stations, elle met à disposition des paramètres afin de répondre au mieux à l’attente de chacun.

Les paramètres sont :

· Paramétrage de l’application.

Paramétrage lié aux Secours.

· Paramétrage de l’écran secours.

Paramétrage de la saisie des champs de l’écran des secours.

· Paramétrage des factures.

Paramétrage des libelles des factures selon la langue ou la terminologie souhaitée.

Paramétrage de l’impression ou non de certaines données.

Certains paramètres sont disponibles uniquement pour les utilisateurs ayant les droits « Administrateur » sur l’application.

Le symbole sera affiché pour vous signaler que le paramétrage n’est accessible qu’avec des droits administrateur.

Paramétrage de l’application

Le paramétrage est accessible via le menu « Références » :

Il permet le paramétrage de certaines données liées aux fiches secours.

L’écran suivant s’affiche :

Paramètres disponibles :

· Assurance « Sans assurance » :

Permet de préciser quelle est l’assurance qui est utilisée lorsque l’accidenté(e) n’a pas d’assurance.

La valeur par défaut est à blanc et est aussi prise en compte comme « Sans assurance ».

Cette donnée a une incidence sur l’adresse du destinataire de la facture des secours qui sera imprimée :

§ Si l’accidenté(e) n’a pas d’assurance, il sera destinataire de la facture.

§ Si l’accidenté(e) a une assurance, c’est celle-ci qui recevra la facture.

· Mode de paiement avec frais :

Permet de préciser quel est le moyen de paiement ayant des frais.

Est utilisé dans les règlements où ses frais sont calculés automatiquement.

· Taux à appliquer :

Permet de spécifier le pourcentage des frais sur le règlement.

Si cette valeur est renseignée mais que le champ « Mode de paiement avec frais » ne l’est pas, ce taux ne sera pas pris en compte.

· Langue par défaut :

Permet de préciser la langue par défaut des factures imprimées.

Paramétrage de l’écran secours

Le paramétrage est accessible via le menu « Références » :

Il permet de préciser quels sont les champs :

§ Pouvant être saisis.

§ Devant être obligatoires.

LEA-WEB gère deux niveaux d’utilisateurs pouvant utiliser l’écran de saisi des fiches secours (en dehors de l’administrateur), le paramétrage se fait pour chaque type :

§ « Par défaut » : correspond aux utilisateurs ayant accès à tous les écrans de gestion des secours.

§ « Pisteur » : correspond aux utilisateurs n’ayant qu’un accès limité aux écrans de gestion des fiches secours.

L’écran suivant s’affiche :

La modification du paramétrage se fait directement dans la liste et la prise en compte est faite via le bouton « Modifier ».

Les actions sur les champs de l’écran « Secours » sont :

§ Actif : le champ est accessible ou non en saisi.

§ Obligatoire : un contrôle en sortie d’écran est fait pour s’assurer que tous les champs ayant cette option cochée sont renseignés.

En dehors des champs ayant l’option « Obligatoire » cochée, les champs suivants sont en saisie obligatoire et ne sont pas paramétrés :

§ Date de l’accident.

§ Nom et prénom de l’accidenté(e).

§ Commune de l’accident.

§ Zone de facturation.

Dans l’écran des secours, leur libelle est de couleur différente par rapport aux autres champs de saisi.

NOTA : Comme il est précisé dans l’écran de paramétrage, le fait de rendre un champ obligatoire ou non dans l’écran de saisi des secours peut avoir une incidence sur les statistiques que sont extraites de LEA-WEB.

Paramétrage des factures

Le paramétrage des factures et des données imprimées se fait à plusieurs endroits :

§ Définition d’une régie.

§ Traduction des libelles des factures.

§ Définition d’un moyen d’intervention.

Définition d’une régie

Le paramétrage est accessible via le menu « Références » :

Le but de ce paramétrage est de préciser qu’elles sont les données à afficher dans l’édition d’une facture.

L’écran suivant s’affiche :

Il faut cliquer sur l’onglet « Imp. factures » pour avoir accès au paramétrage.

L’écran suivant s’affiche :

Paramètres disponibles :

§ 1 – Impression du logo de la station en entête.

Affichage ou non du logo de la station en entête de facture.

§ 2 – Impression d’une adresse personnalisée en entête

L’adresse de l’expéditeur est affichée en entête de facture.

Par défaut cette adresse est celle de la régie dont dépend la commune où a eu lieu l’accident.

Cette option permet d’imprimer une adresse spécifique sur les factures quelle que soit la commune.

NOTA : Cela n’a aucune incidence sur l’adresse imprimée dans le coupon de paiement au bas des factures. Dans ce coupon l’adresse correspond toujours à celle de la régie dont dépend la commune où a eu lieu l’accident. Elle est ajoutée automatiquement.

§ Adresse personnalisée.

Valeur de l’adresse personnalisée.

§ 3 – Impression de la mairie de la commune de l’accident en entête.

Affichage ou non du nom de la commune en lieu et place de la régie / de l’adresse personnalisée.

§ 4 – Impression du numéro de balise du lieu de l’accident.

Affichage ou non du numéro de balise.

§ 5 – Impression des lignes de total dont le montant est à zéro.

Affichage ou non d’une ligne dans le total si le montant à la valeur zéro.

NOTA : Cette option n’agit que sur les lignes « Total » de la facture. Elle n’a aucune action sur le détail des moyens d’intervention (voir paramétrage dans les chapitres suivants).

§ 6 – Impression de la ligne de total des moyens d’intervention.

Affichage ou non de la ligne de total des moyens d’intervention.

NOTA : faire attention avec la notion de valeur à zéro de l’option « 5 – Impression des ligne de total dont le montant est à zéro ».

§ 7 – Impression de la ligne de total de la prise en charge.

Affichage ou non de la ligne de total de la prise en charge de l’assurance.

NOTA : faire attention avec la notion de valeur à zéro de l’option « 5 – Impression des ligne de total dont le montant est à zéro ».

§ 9 – Impression des informations pour le paiement par virement.

Affichage ou non du pavé contenant les coordonnées bancaires pour un paiement par virement.

§ 10 – Impression de la date du jour.

Imprime ou non la date du jour.

Si oui, les formats possibles sont :

· Date du jour seule.

· Commune de la régie + date du jour.

· Commune de l’accident + date du jour.

§ 11 – Impression du n° de téléphone dans le coupon de règlement.

§ 12 – Impression du n° de fax. dans le coupon de règlement.

§ 10 – Impression de l’adresse email dans le coupon de règlement.

Exemple l’option 5 cochée :

Même facture sans l’option 5 cochée :

Suite à la mise en place de LEA-WEB et l’import de vos données, les options cochées pour toutes les régies sont les suivantes :

§ 1 – Impression du logo de la station en entête.

§ 6 – Impression de la ligne de total des moyens d’intervention.

§ 7 – Impression de la ligne de total de la prise en charge.

§ 10 – Impression de la date du jour, avec date du jour seule.

Lors de la création d’une nouvelle régie, aucune option ne sera cochée.

Traduction des libelles des factures

Le paramétrage est accessible via le menu « Références » :

Le but de ce paramétrage est de préciser quels sont les libelles à afficher dans l’édition d’une facture en fonction de la langue du destinataire.

Il est possible de « traduire » la langue française pour personnaliser au mieux les factures en fonction de vos besoins.

L’écran suivant s’affiche :

En cliquant sur « Nouvelle » vous accédez à l’écran de traduction / personnalisation des libelles de facture.

L’écran suivant s’affiche :

Après avoir choisi la langue vous pouvez spécifier le libelle correspondant à votre besoin pour toutes les rubriques de la facture mentionnées.

L’onglet « Facture » reprend tous les libelles de la facture.

L’onglet « Coupon paiement » reprend les deux libelles spécifiques au paiement :

§ Pour le paiement par chèque.

§ Pour le paiement par virement.

Pour ces deux libelles, il n’est pas nécessaire de préciser une adresse / des coordonnées bancaires, cela se fait automatiquement.

La personnalisation concerne la formule qui sera affichée pour préciser le mode de fonctionnement.

Exemple de personnalisation :

Exemple de résultat :

Si aucune valeur n’est précisée dans la traduction, c’est la valeur par défaut qui sera imprimée. Sauf pour la zone d’information : s’il n’y a pas de valeur dans la zone de saisie « Traduction », la zone n’est pas affichée dans le coupon.

Définition d’un moyen d’intervention

Le paramétrage est accessible via le menu « Paramètres » :

Le but de ce paramétrage est de préciser quelles sont les moyens pouvant être imprimés sur les factures.

L’écran suivant s’affiche :

Le paramétrage des moyens d’intervention se fait de façon unitaire via le bouton « Modifier ».

En cochant la case « Moyen à imprimer » on autorise l’impression du moyen dans la facture, même si son montant est à zéro et même si l’option « 3 – Impression des lignes de total dont le montant est à zéro » du paramétrage de la régie n’est pas coché.

NOTA : Si un moyen est paramétré comme non imprimable, mais que dans la saisie de la fiche secours, un prix unitaire / une quantité ont été saisis pour ce même moyen, il sera imprimé pour garder une cohérence entre la saisie et la restitution à l’accidenté(e) / l’assurance.

Paramétrage d’une saison

Le paramétrage est accessible via le menu « Références » :

Le but de ce paramétrage est de préciser quelle est la saison active avec des dates de début et de fin de saison.

L’écran suivant s’affiche :

Quel que soit le bouton utilisé, l’écran suivant s’affiche :

Champs de l’écran :

· Noms de la saison.

Les saisons sont nommées pour les différencier.

Les noms sont utilisés à différents endroits :

o En haut à droite de chaque écran à coté du bouton de déconnexion.

o Dans les différentes éditions.

o Dans les factures.

Pour ce dernier cas, il y a deux utilisations de la saison :

o Dans les données de l’accident : c’est la champ « Sur les pages / états » qui est utilisé.

o Dans le n° de facture : c’est le champ « Dans le n° de facture » qui est utilisé.

Exemple :

· Dates de la saison.

Dates de début et fin de saison.

Les bornes sont utilisées au moment de la création d’une fiche secours pour le contrôle de la date d’accident qui doit correspondre à la bonne saison.

NOTA : Il n’y a aucun contrôle de date entre les différentes saisons. Une saison peut avoir une date de début inférieure à la date de fin d’une autre saison.

· Saison active.

Il ne peut y avoir qu’une seule saison active à la fois.

Une saison peut être active de façon :

o Permanente : à chaque connexion l’application utilisera cette saison pour l’affichage de données, la saisie des données, la création d’états, ….

o Session : la saison est active uniquement pour la personne connectée et pour la session Web en cours.

Ce mode n’est actif que pour sur le poste de travail (PC) utilisé. Il n’a aucune incidence pour les autres personnes connectées à l’application.

La saison définie comme active « Permanente » sera celle par défaut à la reconnexion de la personne à l’application LEA-WEB.

Ce mode est utilisé lorsqu’une action ponctuelle doit être faite par une personne sur des données d’une autre saison que celle active.

Paramétrage d’une assurance

Le paramétrage est accessible via le menu « Paramètres » :

Le but de ce paramétrage est de créer les différentes assurances avec qui l’accidenté(e) est affilié.

L’écran suivant s’affiche :

Quel que soit le bouton utilisé, l’écran suivant s’affiche :

Champs important de l’écran :

· Nom.

Nom de l’assurance.

Est utilisé dans les états devant être envoyés à l’assurance.

· Libelle.

Libelle de l’assurance qui sera affiché dans les listes de choix des différents écrans.

Par défaut prend la valeur du nom de l’assurance.

Il permet de gérer les assurances ayant le même nom mais des adresses différentes.

· Référence code garantie.

Spécification des données pour l’extraction de l’état Excel généré dans l’écran des « Bordereaux aux assurances ».

Paramétrage du mode de transmission

Le paramétrage est accessible via le menu « Références » :

Le but de ce paramétrage est de préciser quels sont les modes de transmissions possibles d’une facture.

Il n’est pas obligatoire d’initialiser et n’a aucune incidence sur la contenu de la facture imprimée.

Si au moins une valeur est renseignée, cela évite d’avoir un message d’information à chaque accès aux écrans d’impression, précisant qu’aucun mode de transmission n’a été paramétré.

Etats et extractions

Une fois les données saisies dans LEA-WEB, différents états au format PDF et extractions au format Excel sont disponibles.

Cette partie va vous indiquer dans quel écran aller pour faire l’édition / l’extraction souhaitée.

Edition d’une facture

L’édition d’une facture se fait à partir du même écran : « Edition des factures ».

L’accès à cet écran peut se faire via :

§ Le menu « Editions » :

§ La liste des secours : après avoir sélectionné la ligne contenant le secours désiré, clique sur le bouton « Facturer » :

L’écran suivant s’affiche :

Il faut préciser le n° des factures que vous souhaitez éditer et valider via le bouton « Afficher ».

Par contre si l’écran a été appelé depuis la liste des fiche secours, la facture sélectionnée apparaît directement dans la liste :

Il est possible d’imprimer des factures de type :

§ Piste :

N’affiche que la zone de facturation et son montant.

Affiche le coupon de paiement.

§ Moyens :

N’affiche que la liste des moyens d’intervention utilisés et le total.

Affiche le coupon de paiement.

§ Assurance :

N’affiche que la prise en charge.

Affiche le coupon de paiement.

§ Justificatif :

Affiche tous les règlements de la facture.

§ Complète :

Affiche tous les éléments cités ci-dessus.

Le coupon de paiement ou la liste des règlements sont affichés en fonction de la « Somme due » restante.

Comme il est possible d’éditer plusieurs factures, en fonction du besoin il est possible de choisir d’éditer :

§ Un document global pour toutes les factures (valeur par défaut).

§ Un document par facture.

Edition d’une facture « Moyen d’intervention »

L’édition d’une facture « Moyen d’intervention » se fait via le menu « Editions ».

Cette édition prend en compte uniquement les factures dont le moyen d’intervention est celui sélectionné pour l’assurance sélectionnée.

L’écran suivant s’affiche :

Après avoir sélectionné la période, l’assurance et le moyen d’intervention, le clique sur le bouton « Afficher » affiche la liste des fiches secours correspondantes :

Sélectionner les fiches secours à imprimer avant de lancer l’impression.

La facture éditée est de type « Moyen d’intervention » et le destinataire l’assurance sélectionnée.

Etats PDF et extractions Excel

LEA-WEB reprend toutes les éditions disponibles dans les anciennes versions et a en ajouté quelques unes.

Toutes ne vous seront pas forcément utiles.

Un seul écran donne accès à tous ces états / extractions.

Il est accessible via l’écran « Editions » :

L’écran suivant s’affiche :

L’écran étant assez « chargé », des bulles d’aide sont disponible en pointant la souris sur les bulles bleues d’informations :

L’aide explique de façon succincte la fonctionnalité de l’état.

Edition des secours du jour :

Cet état au format PDF donne la liste des accidents ayant eu lieu le jour saisi.

Exemple de fichier :

Etat des remises en banque

Cet état est une extraction Excel reprenant le total des remises en banque par mois et par mode de paiement.

Exemple d’extraction pour le mois de mars :

NOTA : Les lignes contenant les données du fichier récupéré n’ont pas ce formatage. Il suffit de sélectionner une ligne vierge en dessous et d’appliquer le format sur les lignes de données pour avoir le résultat affiché.

Etat des remises au T.P

Cet état est une extraction Excel reprenant le total des remises en au T.P par mois et par mode de paiement.

Suivi règlement facture

Cet état au format PDF donne pour toutes les fiches secours de la période renseignée :

· Le détail de l’accident.

· Les règlements de la facture.

Les données sont imprimées facture par facture.

Exemple de fichier :

Liste des facture et de leur(s) règlement(s)

Cet état donne pour toutes les fiches secours de la période renseignée :

· Le détail de l’accident.

· Les règlements de la facture.

Les données sont imprimées sous forme de tableau.

Cet état peut être demandé :

· Au format PDF.

Exemple de fichier :

· Au format Excel.

Exemple de fichier :

Liste impayés

Cet état donne toutes les informations sur les factures impayées.

Cet état peut être demandé :

· Au format PDF.

Exemple de fichier :

· Au format Excel.

Exemple de fichier :

NOTA : Les lignes contenant les données du fichier récupéré n’ont pas ce formatage. La mise en forme est à faire manuellement.

Récapitulatif au format Excel

Cet état au format Excel donne le suivi ces sommes facturées / réglées / restant dues pour le mois demandé.

Exemple de fichier :

Fiches secours

Deux états au format PDF donnent les informations sur les factures dont numéro min / max ont été saisis.

· Imprimer liste

Impression sous forme de liste des factures.

Exemple de fichier :

· Imprimer détail.

Impression détaillée des factures.

Les données sont imprimées sur deux pages.

1. La première page donne toutes les données sur l’accident :

Exemple de fichier :

2. La deuxième page donne les données de facturation et de règlement :

Exemple de fichier :

Relance facture

Cet état au format PDF donne la liste des fiches secours pour lesquelles une relance a été faite pour une période donnée.

Exemple de fichier :

Publipostage

Cet état au format Excel reprend toutes les informations de facturation pour une utilisation en publipostage.

NOTA : Pour un exemple de fichier Word de publipostage, voir avec « Matthieu GILLET Développement ».

Suivi des règlements

En plus des états et extractions présentés dans le chapitre précédent, LEA-WEB propose deux états dédiés au suivi des règlements.

Suivi des règlements par « Moyen d’intervention »

L’état est accessible via le menu « Editions » :

L’écran suivant s’affiche :

Après avoir sélectionné l’assurance et le moyen, le clique sur le bouton « Afficher » affiche la liste des fiches secours correspondantes :

L’état généré est au format PDF.

Exemple de fichier :

Règlements non remis en banque

L’état est accessible via le menu « Editions » :

L’écran suivant s’affiche :

L’état au format PDF reprend les données de la liste affichée.

Exemple de fichier :

Bordereaux aux assurances

L’état est accessible via le menu « Editions » :

L’écran suivant s’affiche :

· Un premier état au format PDF est créé via le bouton « Edit. bordereau », liste toutes les données des factures qui concernent la ou les assurances sélectionnées, pour la période.

Exemple de fichier :

· Un deuxième état au format Excel est créé via le bouton « Code garantie », liste toutes les données des factures, à transmettre aux assurances.

Exemple de fichier :

Bordereaux aux communes

Les états dédiés aux communes sont accessibles via le menu « Editions » :

L’écran suivant s’affiche :

Après avoir sélectionné la période et clique sur le bouton « Afficher », le récapitulatif des communes gérées par la station est affiché.

A partir de cette liste, en sélectionnant la ou les communes, il est possible d’avoir plusieurs états :

· Factures.

Etat au format PDF listant toutes les factures pour la période.

Il est possible de préciser le tri par date d’accident (valeur par défaut) ou par n° de facture.

Exemple de fichier :

· Zone de facturation.

Etat au format PDF listant pour chaque zone de facturation le total du montant de la zone des factures de la période.

Il est possible de demander le total cumulé de toutes les communes.

Exemple de fichier :

· Journal de caisse.

Etat au format PDF listant par moyen de paiement, les montants encaissés.

Exemple de fichier :

· Extraction données - Factures.

Etat au format texte, fichier « .LEA », listant toutes les données des factures de la période.

Exemple de fichier :

· Extraction données – J. de caisse.

Etat au format texte, fichier « .LEA », listant par moyen de paiement les encaissements de la période.

Exemple de fichier :

Remise en banque

Les états dédiés aux remises en banque sont accessibles via le menu « Remises » :

L’écran suivant s’affiche :

En sélectionnant la régie, toutes les remises en banque la concernant sont affichées :

Après avoir sélectionné une remise, via le bouton « Editer » on accède à l’écran récapitulatif de la remise en banque et aux éditions :

Les éditions disponibles sont :

· Le bordereau.

Etat au format PDF qui est transmis à la banque avec signature du déposant et du guichetier.

Exemple de fichier :

· Le détail de la remise.

Etat au format PDF qui liste les factures dont le règlement a été remis en banque sous le n° de la remise sélectionné.

Exemple de fichier :

Remise au T.P

Les états dédiés aux remises au Trésor Public sont accessibles via le menu « Remises » :

L’écran suivant s’affiche :

En sélectionnant la commune, toutes les remises au T.P la concernant sont affichées :

Après avoir sélectionné une remise, via le bouton « Editer » on accède à l’écran récapitulatif de la remise au T.P et aux éditions :